👉 Cách tạo hóa đơn cho khách hàng sử dụng WordPress

Cách theo dõi hoạt động của người dùng trong WordPress

Tạo và gửi hóa đơn là một nhiệm vụ thiết yếu nhưng cồng kềnh đối với hầu hết các dịch giả tự do và doanh nghiệp nhỏ. Thay vì tạo thủ công hóa đơn bằng mẫu, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách sử dụng các công cụ phù hợp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo hóa đơn cho khách hàng bằng cách sử dụng WordPress.

Mặc dù có một plugin WordPress cho hóa đơn, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một giải pháp trực quan hơn được gọi là Freshbooks. Đây là lý do tại sao chúng tôi sẽ chia sẻ hai phương pháp để tạo hóa đơn. FreshBooks và WP-Invoice.

Phương pháp 1: Sử dụng Freshbooks

Công cụ kế toán đơn giản và chuyên nghiệp nhất cho các dịch giả tự do và chuyên gia là Freshbooks. Nó là một công cụ kế toán được thiết kế cho những người không kế toán, và nó là hoàn hảo cho các chuyên gia WordPress.

Có bản dùng thử miễn phí 30 ngày cho bất kỳ tính năng trả phí nào và thậm chí họ còn có một kế hoạch miễn phí vĩnh viễn.

Việc đăng ký rất dễ dàng và bạn thậm chí không cần phải nhập chi tiết thẻ tín dụng của mình cho bản dùng thử. Khi đăng ký, bạn sẽ đến một bảng điều khiển đơn giản trông như sau:

Tạo hóa đơn đầu tiên của bạn trong Freshbooks

Tạo và gửi hóa đơn với Freshbooks thật dễ dàng. Chỉ cần nhấp vào nút Mới và chọn Hóa đơn từ trình đơn thả xuống.

Nếu bạn chưa thêm địa chỉ doanh nghiệp của mình, thì Freshbooks sẽ yêu cầu địa chỉ doanh nghiệp của bạn sẽ xuất hiện trên hóa đơn của bạn.

Trình hướng dẫn hóa đơn cũng sẽ hỏi bạn gửi hóa đơn cho khách hàng của mình làm gì? Bạn có thể chọn thời gian, vật phẩm hoặc cả hai tùy thuộc vào dịch vụ hoặc sản phẩm bạn cung cấp cho khách hàng của mình.

Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ cần phải cung cấp thông tin khách hàng. Sách mới sẽ lưu thông tin này và bạn có thể sử dụng sau này bất cứ khi nào bạn cần gửi hoá đơn cho khách hàng đó.

Sau khi lưu chi tiết khách hàng của bạn, bạn có thể cuộn xuống để nhập các tác vụ và mục, tỷ lệ và số tiền đến hạn. Bạn có thể thêm nhiều dòng cho mỗi mục hoặc tác vụ cùng với ghi chú bổ sung, điều khoản và điều kiện.

Khi bạn đã hài lòng với hóa đơn, bạn có thể lưu nó dưới dạng bản nháp hoặc gửi ngay lập tức qua email. Bạn cũng có thể gửi hóa đơn qua thư ốc.

Điều đó thật đơn giản, phải không?

Thêm phương thức thanh toán trong FreshBooks

Sách mới cho phép bạn chấp nhận thanh toán trực tuyến từ khách hàng. Nó hỗ trợ PayPal và Stripe theo mặc định, và bạn có thể kích hoạt các cổng thanh toán phổ biến khác. Nếu bạn cần thiết lập thanh toán, bạn cần phải nhấp vào Cài đặt trên menu trên cùng và nhấp vào Chấp nhận thẻ tín dụng.

Kích hoạt phương thức thanh toán bạn muốn sử dụng và trả lời một số câu hỏi đơn giản cho chi tiết tài khoản của bạn. Đó là tất cả, khách hàng của bạn hiện có thể thanh toán trực tuyến cho bạn khi họ nhận được hóa đơn từ bạn.

Thời gian theo dõi và chi phí với FreshBooks

FreshBooks cho phép bạn quản lý và theo dõi chi phí của bạn. Chỉ cần nhấp vào tab chi phí để bắt đầu.

Sách mới có thể nhập chi phí của bạn từ hơn 13000 tổ chức tài chính. Bạn có thể dễ dàng kết nối nó với tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của bạn. Bạn cũng có thể thêm chi phí theo cách thủ công và lưu biên lai bằng cách chỉ cần chụp nhanh từ điện thoại của bạn.

Nếu bạn đang làm việc trên cơ sở theo giờ, sau đó mỗi giây của công việc của bạn nên được lập hóa đơn cho khách hàng. Sách mới đi kèm với công cụ theo dõi thời gian tích hợp sẵn. Chỉ cần nhấp vào tab Theo dõi thời gian để bắt đầu.

Tất cả những gì bạn cần làm là nhập chi tiết dự án và đăng nhập giờ của bạn. Bạn cũng có thể khởi chạy trình theo dõi thời gian bằng cách nhấp vào nút Bắt đầu hẹn giờ.

Cách 2: Sử dụng một Plugin WordPress

Một cách khác để xử lý hóa đơn là sử dụng plugin WP-Invoice. Bằng cách này, trang web WordPress của bạn trở thành trung tâm hóa đơn và thanh toán của bạn.

Điều đầu tiên bạn cần làm là cài đặt và kích hoạt plugin WP-Invoice. Khi kích hoạt, plugin sẽ thêm mục menu 'Hoá đơn' mới trong quản trị viên WordPress của bạn. Bạn cần phải ghé thăm Hoá đơn »Cài đặt để định cấu hình plugin.

Trước tiên, bạn cần phải nhập tên doanh nghiệp của mình như bạn muốn nó xuất hiện trên hóa đơn. Tiếp theo, bạn cần phải chọn một trang để hiển thị hóa đơn. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo trang WordPress mới có tiêu đề Hóa đơn và chọn trang đó tại đây. Trang này sẽ được sử dụng để hiển thị hóa đơn của bạn.

WP-hóa đơn đi kèm với nhiều tùy chọn thanh toán (xem danh sách của chúng tôi trong số 5 lựa chọn thay thế PayPal cho dịch giả tự do để thu thập thanh toán trong WordPress.Bạn cần phải chọn một hệ thống thanh toán mặc định từ Stripe, 2CheckOut, PayPal, thẻ tín dụng, hoặc cổng thanh toán Interkassa. bật hoặc tắt các cổng thanh toán và cho phép người dùng của bạn chọn phương thức thanh toán ưa thích của họ.

Khi bạn chọn phương thức thanh toán, bạn sẽ thấy một tab mới trong cài đặt để định cấu hình cổng thanh toán cụ thể đó. Mỗi cổng thanh toán có các cài đặt khác nhau mà bạn sẽ cần phải định cấu hình bằng cách đăng nhập vào tài khoản của bạn trên cổng đó và nhận các khóa API của bạn.

Sau khi định cấu hình cổng thanh toán của bạn, hãy nhấp vào Lưu tất cả cài đặt để lưu trữ các thay đổi của bạn.

Tạo một hóa đơn mới

Để tạo và gửi hóa đơn mới cho khách hàng, chỉ cần truy cập Hóa đơn »Thêm mới. Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp địa chỉ email của khách hàng.

Sau khi nhập địa chỉ email, plugin sẽ tải màn hình Trình biên soạn hóa đơn. Bạn sẽ nhận thấy các hộp meta khác nhau trên màn hình chỉnh sửa cùng với các hộp Tiêu đề và Bài đăng quen thuộc. Ngay bên dưới hộp trình chỉnh sửa bài đăng, bạn sẽ thấy một metabox để thêm các mục bạn đang đưa vào hóa đơn này.

Chỉ cần nhập một mục, số lượng và giá cả. Plugin sẽ tính toán tổng số tiền và sẽ hiển thị số dư đó. Bạn có thể nhấp vào liên kết chuyển đổi mô tả để thêm mô tả cho một mục trong danh sách. Bạn cũng có thể nhấp vào 'Thêm giảm giá ' để khấu trừ số tiền chiết khấu dựa trên tỷ lệ phần trăm hoặc số tiền cố định.

Bên dưới hộp mục hóa đơn, bạn sẽ thấy hộp thanh toán.Điều này sẽ hiển thị thanh toán mặc định của bạn và tất cả các phương thức thanh toán bạn đã bật trên trang web của mình. Bạn có thể thay đổi các cài đặt này cho một hóa đơn nếu bạn muốn hoặc bạn có thể để nó sử dụng các tùy chọn mặc định mà bạn đã đặt trong cài đặt plugin.

Trên tay phải của bạn, bạn sẽ thấy thông tin người dùng metabox. Nó sẽ hiển thị địa chỉ email của khách hàng. Bạn có thể điền vào phần còn lại của thông tin. Trong trường hợp bạn không có tất cả thông tin, bạn có thể để trống và khách hàng có thể điền thông tin khi thực hiện thanh toán.

Trong metabox xuất bản, có các tùy chọn để xuất bản hóa đơn này dưới dạng báo giá, cho phép thanh toán một phần hoặc làm cho nó trở thành một hóa đơn định kỳ. Nhấp vào Chuyển đổi trước liên kết sẽ cho phép bạn thêm ngày đến hạn cho hóa đơn và nhập thông tin thuế.

Sau khi xuất bản hóa đơn, khách hàng của bạn sẽ nhận được thông báo qua email có liên kết đến trang hóa đơn trên trang web WordPress của bạn. Nếu khách hàng của bạn không nhận được thông báo qua email, thì bạn nên xem hướng dẫn của chúng tôi về cách khắc phục sự cố WordPress không gửi email. Người sẽ thấy hóa đơn, có liên kết để in ra phiên bản PDF trước khi thực hiện thanh toán. Khách hàng cũng có thể thay đổi thông tin cá nhân của họ trên trang.

Xem hóa đơn và báo cáo

Tất cả các hóa đơn bạn tạo có thể được truy cập từ Hoá đơn »Xem tất cả. Bạn có thể sắp xếp và lọc hóa đơn của mình bằng cách sử dụng menu ở bên tay phải.

Để có được cái nhìn toàn cảnh về thu nhập và hóa đơn của bạn, bạn cần phải truy cập Hóa đơn »Báo cáo. Ở đó bạn sẽ có thể xem đồ thị và biểu đồ cho tất cả các hóa đơn.

Tinh chỉnh hóa đơn, email và thanh toán của bạn

Trang cài đặt cho hóa đơn sẽ thay đổi sau khi bạn lưu cài đặt ban đầu của mình. Bây giờ nếu bạn truy cập Hóa đơn »Cài đặt, bạn sẽ có thể thấy nhiều tùy chọn khác mà bạn có thể định cấu hình. Ví dụ: bạn có thể tinh chỉnh mẫu email, tạo nhiều mẫu, thêm chi tiết đơn hàng cho phép bạn nhanh chóng thêm các mục vào hóa đơn. Bạn thậm chí có thể nhập / xuất dữ liệu hóa đơn của mình vào tệp XML.

Ưu và nhược điểm của WP-Invoice và Freshbooks

Sử dụng WP-Invoice, bạn sẽ nhận được một plugin miễn phí phù hợp với trang web của bạn. Bạn không cần phải dựa vào dịch vụ của bên thứ ba để quản lý khách hàng và thanh toán của bạn. Bạn có thể thiết lập tự động sao lưu WordPress trên một lưu trữ đám mây để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được an toàn.

Mặt khác, FreshBooks được hàng nghìn chuyên gia sử dụng. Dữ liệu của bạn được lưu trữ trên đám mây và bạn không cần phải lo lắng về sao lưu hoặc bảo mật. Quan trọng hơn nó không chỉ là một phần mềm lập hóa đơn, nó là một giải pháp kế toán chính thức cho những người không kế toán. Bạn có thể theo dõi chi phí, kết nối tài khoản ngân hàng, nhận thanh toán trực tuyến, vv Ngoài ra, mỗi ngày FreshBooks đang kết nối với nhiều dịch vụ hơn và trở nên mạnh mẽ hơn và dễ sử dụng hơn.

Đó là tất cả, chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn tạo hóa đơn cho khách hàng bằng cách sử dụng WordPress. Bạn cũng có thể muốn kiểm tra hướng dẫn của chúng tôi về cách thêm lời chứng thực của khách hàng quay trong WordPress.

Nếu bạn thích bài viết này, hãy đăng ký Kênh YouTube của chúng tôi để có hướng dẫn bằng video về WordPress. Bạn cũng có thể tìm thấy chúng tôi trên Twitter và Google+.

Xem video: Hướng dẫn cài đặt Google Analytics công cụ cho trang web

Like this post? Please share to your friends:
Trả lời

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: